Het onderhoud van de financiële administratie is beperkt tot het regenereren van openstaande postenlijsten voor debiteuren en crediteuren. Deze herstelfunctie zorgt ervoor dat de inhoud van de openstaande posten tabellen worden gesynchroniseerd met de boekingen die in de dagboeken hebben plaatsgevonden.

Deze synchronisatie vindt automatisch plaats wanneer een journaalpost wordt doorgeboekt en zijn de getoonde openstaande posten (in de applicaties Klanten en Leveranciers) in overeenstemming met hetgeen wat er geboekt is. Normaliter is dus het het uitvoeren van onderhoud op de openstaande posten niet nodig. Echter, er zijn uitzonderingen die het onderhoud nodig maken:

Gebruikers die in TRADIUM de klassificatie "Financial Manager" hebben, mogen namelijk kleine correcties in verwerkte dagboekmutaties van het lopende boekjaar doorvoeren. Het betreft hier bijvoorbeeld het aanpassen van boekingsomschrijvingen. Maar ook een (grootboek- of sub)rekeningnummer en faktuurnummer, boekingstuknummer, kostenplaats en kostendrager mogen naderhand nog worden gecorrigeerd. Bedragen mogen nimmer worden aangepast.

Deze aanpassingen kan men direct uitvoeren vanuit het tabblad "Dagboek mutaties" in de applicatie Klanten en Leveranciers. Door deze aanpassingen op deze wijze direct door te kunnen voeren, hoeft men nauwelijks nog correctie via het MEMoriaal dagboek door te voeren. Wanneer bij deze aanpassingen een (sub)rekeningnummer wordt gewijzigd, klopt het openstaande postenoverzicht niet meer. Dan moeten deze posten worden hersteld via het menu Financieel/Onderhoud.

De bewerking verwijdert alle openstaande posten voor debiteuren/crediteuren en bouwt deze vervolgens weer op, op chronologische volgorde van gedane grootboekmutaties. Hierbij blijven additionele gegevens, zoals memo's en hold-markeringen bewaard. Het onderhoud kan tijdrovend zijn, maar het is ook mogelijk om voor 1 debiteur/crediteur het onderhoud uit te voeren. Dan duurt het onderhoud meestal enkele seconden.

Automatisch onderhoud

Elke dag controleert de SQL-database zelf de saldi van de openstaande posten en vergelijkt deze met de saldi van grootboekmutaties. Wanneer er verschillen zijn, zal de herstelfunctie automatisch na kantoortijd worden uitgevoerd. Mogelijke verschillen kunnen bijvoorbeeld ontstaan wanneer een financial manager een subrekeningnummer heeft gewijzigd in een grootboekmutatie. Het saldo van de debiteur/crediteur wordt daardoor gewijzigd, wat een automatisch onderhoud tot gevolg zal hebben.

Debiteuren vs Crediteuren

De opbouw van openstaande posten voor debiteuren is significant anders dan bij crediteuren. Het verschil zit in het gebruik van de kolommen boekingstuknummer en faktuurnummer tijdens het werken in een dagboek. Bij debiteuren is het faktuurnummer de enige referentie van een boekstuk. Zowel bij het inboeken van de verkoopfactuur (dagboek VER) als bij het afboeken van een factuurbetaling wordt in de kolom faktuurnummer één en hetzelfde nummer gebruikt.

Bij crediteuren ligt dat ingewikkelder: tijdens het inboeken (dagboek INK) wordt een inkoopnota via de *-toets en het snelboekvenster ingebracht in de journaalpost, waarbij de kolom boekingstuknummer het unieke inkoopnummer krijgt toegewezen. In de kolom Faktuurnummer wordt het factuurnummer van de inkoopnota genoteerd. Dit nummer wordt gebruikt als referentie voor de factuurbetaling aan de crediteur. Het boekingstuknummer van de inkoopnota dient bij alle volgende (af)boekingen worden gehanteerd als factuurnummer.

"Unresolved" openstaande crediteurposten

Vanwege het meer complexe karakter van de verwerking van inboeken en afboeken van inkoopnota's kan het voorkomen dat er geen juiste aansluiting wordt ingevoerd. Met name in het verleden werden bij de oude (en trage) herstelfunctie deze zogenaamde "onzuivere posten" alsnog weggeboekt aan de hand van een bedragvergelijking. Onzuivere posten zijn afboekingen (betalingen) van crediteurposten waarvoor geen exacte referentie bestaat voor de factuurverwijzing. Deze onzuivere boekingen verschijnen na een gepleegd onderhoud in het openstaande postenoverzicht van de crediteur met in het veld Memo de tekst "Unresolved".

Sinds medio 2010 is het onderhoud aan de openstaande posten drastisch aangepast. De nieuwe onderhoudsmethode werkt aanzienlijk sneller en meer accuraat. Daarentegenover staat dat onzuivere posten niet meer worden gemaskeerd door deze via een bedragvergelijking af te boeken maar worden deze boekingen juist weer opgenomen in een openstaande postenlijst. Met name oude boekingen kunnen als unresolved posten tevoorschijn komen. Financial managers kunnen echter deze posten alsnog weer afletteren door correcties aan te brengen. Klik hier voor meer uitleg.