Inleiding
Het facturatieproces is een uiterst belangrijk onderdeel van het ERP-systeem. Het is daarom ook uitgerust met een uitgebreid en complex mechanisme. In dit hoofdstuk het proces uiteen worden gezet.
Er zijn feitelijk vier verschillende typen facturatieprocessen:
Standaard orders - Dit zijn standaard leveringen. Op basis van paklijsten vindt de facturatie plaats. Op de paklijst wordt het factuurnummer vastgelegd, zodat duidelijk is welke paklijsten nog dienen te worden gefactureerd.
Paklijsten worden per bovenliggend project verzameld op één factuur, tenzij op klantniveau is aangegeven dat per paklijst een aparte factuur moet worden aangemaakt.
Wanneer er meerdere paklijsten voor een order zijn, kunnen desgewenst deze worden verzameld om per order een paklijst op de factuur te zetten. Gebruik hiervoor de applicatie Verkooporders/Pakbonnen.
Projecten (termijn nota's) - Wanneer projecten zijn voorzien van een vaste aanneemsom, dan vindt facturatie niet plaats op basis van paklijsten, maar wordt de aanneemsom veelal in termijnen gefactureerd. Een percentage van de aanneemsom of een willekeurig deelbedrag kan dan worden geselecteerd en het eventuele meerwerk kan hierop worden meegenomen, of in een separate factuur worden doorbelast.
Projecten (eindafrekeningen) - Wanneer projecten met vaste aanneemsom zijn voltooid dan kan hiermee de slottermijn worden uitgefactureerd. Het restantbedrag en eventueel meerwerk wordt automatisch berekend. Aan het einde van het facturatieproces wordt het project desgewenst in Historie gezet, zodat het project ook is afgesloten.
Abonnementen - De mogelijkheid bestaat om periodieke rekeningen te sturen. Feitelijk zijn dit ook orders, maar dan met een ingestelde abonnementsvorm en eventueel ook het aantal termijnen. Tradium berekent zelf het tijdstip waarop een abonnementsnota dient te worden aangemaakt.
Tip: werkt u met abonnementen, voer dan wekelijks de combinatie Verzamel facturering met Abonnementen uit. U mist dan geen enkel lopend abonnement.
Eventuele achterstallige termijnen worden automatisch gecorrigeerd en verzameld op de factuur.
Bovenstaande facturatieprocessen zijn te selecteren in het vak Projecten factureren in het dialoogvenster.