Dialoogvenster
Met behulp van het dialoogvenster bouwt u een selectie op van de te factureren gegevens. Sommige combinaties van opties sluiten weer andere mogelijkheden uit. Die opties worden dan uitgezet. Wanneer u de selecties van boven naar beneden afloopt, heeft u in enkele muisklikken het facturatieproces in werking gezet. Soort facturering Hier bepaalt u op welke wijze u het facturatieproces wilt selecteren:
|
|
Projecten factureren
Er zijn vier opties waaruit u kunt kiezen. Dit zijn de vier verschillende facturatieprocessen, zoals deze staan beschreven in de inleiding.
Ondergrens
Wanneer u kiest om standaard orders te factureren, kunt u destgewenst een Ondergrens ingeven. Dit een bedrag wat minimaal dient te worden gefactureerd. Klantorders met een totaal te factureren waarde die onder deze grens liggen, zullen worden overgeslagen. Hiermee wordt splinterfacturatie voorkomen en kunt u wachten met doorbelasten totdat bij een volgende facturatieproces de totale orderwaarde wel de ondergrens heeft bereikt of dat u de ondergrens uit zet (bijvoorbeeld bij de laatste week van de maand).
Verwerkingsdatum
Hier selecteert u tot en met welke datum u paklijsten wilt opnemen in het facturatieproces. Wanneer u overdag factureert, adviseren wij u om de datum van gisteren te selecteren. Hiermee voorkomt u dat bijvoorbeeld maar een deel van een order wordt uitgefactureerd die vandaag nog wordt gelopen. Bij een selectief ingestelde facturatie wordt ook rekening gehouden met dit filter.
Factuur sjabloon
Hier kiest u welk sjabloon u wenst te gebruiken. Deze keuze dient als een filter voor het facturatieproces: alleen orders van klanten die, hetzij klantspecifiek, hetzij in de kortingsconditiegroep gespecificeerd, gebruik maken van het gekozen sjabloon worden meegenomen in de facturatie.
Er kan uit meerdere factuursjablonen worden geselecteerd. De optie "*alle lay-outs kiezen*" deactiveert dit filter. Factuursjablonen worden ingesteld door de systeembeheerder. Lees hier meer over het instellen van factuursjablonen. Hier vindt u ook informatie over het gebruik van meertalige sjablonen en multi-page sjablonen. Dit zijn sjablonen die werken met een voorblad, tussenbladen en een eindblad. Voor details over het inrichten van uw factuursjablonen, zoals velden en opmaakcodes, klik hier. U vindt op deze pagina ook downloadlinks van voorbeeldsjablonen.
Afdruk-opties
Het facturatieproces zelf bestaat uit enerzijds het in de database genereren van factuurgegevens en anderzijds het toepassen van de gegenereerde data in een sjabloon. In dit vak kunt u aangeven welke gegevens er extra dienen te worden ingevoegd in de database, en ook op het sjabloon:
Paklijstnr met leverdatum invoegen | Wanneer meerdere paklijsten op een factuur komen (verzamelfacturen) kan optioneel het paklijstnummer en de leverdatum van de paklijst worden opgenomen. In dat geval zal Tradium ook automatisch subtotaalgegevens aanmaken en die eveneens weergeven op de factuur. De paklijsten worden dan ook van elkaar gescheiden met een extra lege regel. | |
Extra regel met orderinfo tonen | Toont u de paklijstnrs volgens bovenstaande optie, dan kunt u ook een extra regel met orderinformatie tonen. Het gaat hier om de klantreferentie die bij de aanmaak van de order is ingezet. NB: Als u per order factureert, of als u bij klanten de optie "Factuur p/bon" heeft ingesteld, kunt u deze optie achterwege laten. U kunt namelijk ervoor kiezen om de klantreferentie als @WERKORDERREF-veld op te nemen in het sjabloon. | |
Plaatsnaam van magazijn invoegen | Wanneer u werkt met meerdere distributiecentra in verschillende woonplaatsen, dan kunt u de woonplaats van het betreffende magazijn extra vermelden bij de paklijst. Zo wordt het voor de klant duidelijk vanuit welke lokatie de goederen zijn verzonden. | |
Subtotaal per paklijst als regel invoegen | Wanneer u paklijstnrs invoegt, kunt u ook een subtotaal invoegen. Deze wordt onder de laatste regel van de paklijst ingevoegd met de netto-bonwaarde. | |
Verzamelpaklijsten genereren | Wanneer u deze optie aanvinkt, worden alle paklijsten die gefactureerd worden verzameld tot één verzamelpaklijst. Het nummer van de eerste paklijst wordt hiervoor gebruikt.
|
Pro-forma
Deze optie zorgt ervoor dat het facturatieproces weliswaar compleet wordt uitgevoerd, maar zonder werkelijke aanmaak van factuurgegevens in de database. Gebruik deze optie als u bijvoorbeeld wilt testen wat het resultaat zou zijn van een factuuraanmaak.
Commercial invoice
Deze optie is een alternatief voor de standaard factuur en wordt vooral gebruikt als exportdocument ter begeleiding van buitenlandse zendingen. Deze type facturen zijn niet als pro-forma facturen GEEN officiële boekstukken: er wordt geen journaalpost aangemaakt. Wel is het zo dat commercial invoices een reservering van het gebruikte factuurnummer toepassen. Er dient dus nog wel een echte factuur naderhand te worden gemaakt.
Als u deze optie kiest, verschijnt een extra tekstvak waarin u het gewenste percentage van de factuurwaarde wilt opnemen in de commercial invoice. Standaard wordt 100% gehanteerd, maar in uitzonderlijke gevallen kunt een gedeelte van de waarde op factuur zetten.
LET OP! alle bedragen worden percentueel gekort, wat kan leiden tot kleine afrondingsverschillen tussen eindtotalen en regelwaarden! |
Herstel-run
Wanneer er iets fout is gegaan tijdens de aanmaak van factuurdocumenten, of wanneer de documentbestanden missen of zijn beschadigd, kunt u met een herstel-run deze facturen opnieuw genereren.
Let op: u maakt GEEN nieuwe facturen aan, maar er volgt een dialoogvenster waarin u een reeks van factuurnummers kunt opgeven waarvoor u nieuwe factuurdocumenten wilt aanmaken.
Historie-mark onderdrukken
Wanneer alle orders uit een project compleet zijn uitgeleverd en vervolgens tijdens het facturatieprocess ook volledig zijn uitgefactureerd, zal Tradium normaliter het bovenliggende project naar de status "Historie" omzetten. Nieuwe orders worden dan in een nieuw aan te maken project ondergebracht.
Wilt u echter uw verkoopprojecten doorlopend gebruiken voor nieuwe orders, activeer dan deze optie. Hiermee voorkomt u dat projecten in Historie worden gezet.
Crediteren
Wanneer er creditorders (retournering bijvoorbeeld) zijn die moeten worden gefactureerd, dan worden standaard deze orders samen met de standaard verkooporders verzameld op dezelfde factuur (tenzij bij de klant de optie "Factuur p/bon" is ingesteld).
Door de optie "Crediteren" in te stellen, zullen uitsluitend creditorders worden geselecteerd voor het facturatieproces. Hiermee scheidt u de normale verkooporders van de crediteringen zodat deze apart worden gefactureerd.
Nul-facturen toestaan
Wanneer blijkt dat een totaalbedrag van een factuur 0,00 is, zal Tradium standaard de onderliggende paklijst als gefactureerd bestempelen, maar geen factuurboeking maken. Er wordt dan ook geen factuurnummer gereserveerd om zo ervoor zorg te dragen dan de nummering van de facturen aaneengesloten blijft.
Mocht u per sé toch facturen met een nul-bedrag willen aanmaken, dan stelt u deze optie in. Ook is het raadzaam om deze optie in te stellen als u weliswaar aan het eind van de factuur een nul-bedrag overblijft, terwijl er wel goederen zijn verhandeld met voorraadbalansregistratie. Er wordt namelijk wel een journaalpost aangemaakt met diverse debet- en creditboekingen op voorraad- en kostenrekeningen in de boekhouding.
Factuurdatum
Hier stelt u de gewenste factuurdatum in. Standaard is dat de huidige datum, maar u kunt desgewenst de factuurdatum aanpassen. De factuurdatum dient tevens als boekingsdatum in de journaalpost. Het kan wenselijk zijn om in verband met jaarafsluitingen om om die reden de factuurdatum aan te passen.
Meer opties...
Tijdens het facturatieproces worden diverse vragen en bevestigingsverzoeken weergegeven in verschillende dialoogvensters. Wanneer u vaak handmatig factureert (geautomatiseerde nachtverwerking is ook mogelijk) kunt u een of meerdere vragen automatisch beantwoorden door deze vooraf vast te leggen. Klik hier voor meer detailinformatie.