U kunt facturen automatisch incasseren van uw debiteuren via TRADIUM en telebanking. De applicatie Incasso-advies bouwt voor u een lijst van te incasseren nota's op, op basis van de gekozen adviesmethode. Wanneer u de applicatie heeft gestart, ziet u links bovenin de adviesmethode staan.

Rechts bovenin kunt u het IBAN-rekeningnummer / SEPA-incassocontract selecteren waarop de factuurbetalingen dienen te worden bijgeschreven en de datum waarop dit moet plaatsvinden.

Het onderste gedeelte toont de specificatie van alle te incasseren facturen.

Adviesmethode

Hier bepaalt u hoe u een incasso-advies wilt opbouwen. De eerste optie hanteert de ingestelde betalingstermijn en kredietlimiet van de debiteur: wanneer de ouderdom van een factuur of het openstaand saldo een van deze waarden overschrijdt, zal de factuur worden opgenomen in het incasso-advies. In het kader van een overschrijding van de kredietlimiet zullen zoveel facturen worden opgenomen in het advies totdat de kredietlimiet niet meer overschreden is.

Kiest u voor de tweede optie, dan vult het als ouderdomsgrens het aantal dagen hierbij in. Alleen (deels) onbetaalde facturen die ouder zijn dan het ingegeven aantal dagen worden dan opgenomen in het incasso-advies. Er wordt dan geen controle uitgevoerd op een eventuele overschrijding van kredietlimieten bij klanten.

Start berekening

Door op deze knop te klikken wordt de lijst opgebouwd. Dit kan enkele seconden tot een paar minuten duren, afhankelijk van de hoeveelheid van de te controleren facturen. In het overzicht worden gegevens van de debiteur en de factuur getoond.

Het bedrag is eventueel aan te passen. Alleen facturen die gemarkeerd staan worden verwerkt. In deze lijst worden GEEN facturen opgenomen die als on-hold staan gemarkeerd in de applicatie Klanten. Wel worden facturen getoond met debiteuren waarvoor nog geen rekeningnummer is opgegeven. Deze zijn echter niet gemarkeerd. Voor een geautomatiseerde verwerking van factuurbetalingen dient het rekeningnummer alsnog bij de klant te worden ingevuld.

Groeperen

U kunt het overzicht groeperen door het verslepen van kolomtitels naar de groepeerbalk bovenaan de lijst. Gegroepeerde gegevens tonen subtotalen per groep.

Verwerken

Door op deze knop te klikken worden de betalingen in een bestand verwerkt. Dit bestand is in een SEPA-SDD.xml opmaak wat door elk telebankingproduct wordt ondersteund. Dit bestand dient u vervolgens via uw telebanksoftware (of website) te verzenden naar uw bank.

De aangemaakte bestanden verzamelen overigens de factuurbetalingen tot 1 transactie per debiteur. Het betalingskenmerk wordt automatisch door TRADIUM ingevuld, waarbij -rekening houdend met het beperkt aantal karakters- zo duidelijk mogelijk de facturen worden gespecificeerd. Indien mogelijk worden factuurnummers afzonderlijk opgesomd. Is dit niet mogelijk, dan analyseert TRADIUM de factuurnummers en vermeldt dan "van-tot" reeksen van facturen.

Desgewenst is het mogelijk om na de verwerking een afdruk te maken van het verwerkte betalingsadvies. U wordt hierom gevraagd. U kunt deze lijst ook afdrukken via de printcommando's in TRADIUM.

In het vervolg...

Wanneer u later opnieuw incasso-adviezen opmaakt in TRADIUM, blijven oude verwerkte incasso-adviezen nog een tijd bewaard. Deze incasso-adviezen worden namelijk bij de aanmaak van nieuwe adviezen geraadpleegd. Wanneer u een onbetaalde factuur heeft die in een vorig incasso-advies al is opgenomen, zal deze wel worden toegevoegd aan de lijst, maar zal de betreffende factuur niet worden gemarkeerd.