In TRADIUM zit bij het boeken een repeteerfunctie, die met sneltoetsen op te roepen is. Maar voordat daarvan gebruik kan worden gemaakt, moet de eerste regel worden ingevoerd.
Wanneer een regel wordt ingevoerd, worden standaard een aantal kolommen ingevuld. U hoeft dus niet alle kolommen in te geven. Allereerst gaan de de kolommen nader bestuderen:
Datum is de boekingsdatum voor deze regel. De datum mag afwijken van de dagboekdatum die bovenin het venster staat. Echter, om de integriteit van het financiëel evenwicht te garanderen, dienen alle boekingen in een boekingsrun (journaalpost) binnen dezelfde maand en hetzelfde boekjaar te vallen.
Grtbk staat voor grootboekrekening. Hier vult u het nummer in van de grootboekkaart.
LET OP: rechtstreeks boeken op grootboekrekeningen die een dagboek vertegenwoordigen is verboden. Hetzelfde geldt voor het boeken op faktuurnummers zonder geldig grootboeknummer en subrekeningnummer. TRADIUM bevat uitgebreide beveiligingen tijdens het doorboeken, en tijdens het invoeren. |
SubRek betekent: subrekeningnummer. Dit is het klantnummer of de code van de leverancier die in de applicaties ‘Klanten’ en ‘Leveranciers’ worden gebruikt.
In Rek.Naam staat de omschrijving van de grootboekrekening vermeld, of - in het geval van een subadministratie met bijbehorende subrekeningnummer - de naam van de klant of leverancier.
KP is de kostenplaats waarop de boeking plaatsvindt. Deze kolom kan worden gebruikt als filter bij rapportage-queries.
KD is de afkorting voor kostendrager. Net als bij de kostenplaats kan deze kolom worden gebruikt als filter bij diverse queries.
BkstNr is het boekstuknummer, waarover eerder in dit hoofdstuk uitgebreid verslag is gedaan.
FaktNr vult u hier in als u een boeking rechtstreeks op de factuur doet. U mag deze kolom alleen invullen als de boekingsregel een ingevuld subrekeningnummer heeft.
Debet en Credit zijn de kolommen waar u het bedrag invoert van de boeking. U vult GEEN negatieve bedragen in, maar boekt het bedrag in de respectievelijke kolommen. De tekst kan variëren, afhankelijk van het soort dagboek dat is gebruikt. In elk geval staan tussen haakjes de werkelijke betekenis van de kolom (afkorting D en C). De varianten en toelichting hierop staan hieronder vermeld:
Dagb | Tekst links | Tekst rechts | Toelichting |
|---|---|---|---|
BAL | Debet (D) | Credit (C) | standaard situatie bij balansen |
VER | Debet (D) | Credit (C) | standaard situatie bij faktureren |
INK | Debet (C) | Credit (D) | tegengesteld ivm comfortboeking |
MEM | Debet (D) | Credit (C) | standaard situatie bij memoriaal |
. . . | Uitgaven (D) | Ontvangsten (C) | andere titels ivm comfortboeking |
De kolom btw kunt u gebruiken om een automatische uitsplitsing van boekingen inclusief btw naar een boeking exclusief de btw en een separate boeking naar de grootboekkaart van de btw. De btwcodes zijn bepaald in de applicatie ‘Administratiebeheer’.
LET OP: de uitsplitsing van de btw vindt pas plaats op het moment van doorboeken. U ziet de uitsplitsing dus niet op het scherm tijdens het invoeren van de boekingen. |
Tenslotte de Omschrijving. Hier voert u zelf een tekst in, maar ook worden in een aantal gevallen automatisch teksten ingevuld, die u later kunt wijzigen. Bijvoorbeeld bij het afboeken van een faktuur in bijvoorbeeld het dagboek van de bank, verschijnt automatisch de tekst “faktuurbetaling”. Bij beginbalans boekingen en tijdens het werken met telebanking worden ook de boekingsomschrijvingen automatisch voor u ingevuld.
TIP: omdat veel velden al automatisch worden ingevuld, begint de invoer op een nieuwe regel in de kolom Grtbk. Navigeren naar deze kolom kan met de pijltjestoetsen, maar ook (als u in de kolom Datum staat) met een druk op de Enter toets. In de volgende paragraaf gaan we dieper op het navigeren in. |