Welkom,

Dit is de online handleiding van TRADIUM Business Software.

Zoals de naam al aanduidt, zal TRADIUM de gehele administratie  en ook flink wat bedrijfsprocessen automatiseren. Immers, elke goederenbeweging, van leverancier naar klant of andersom is een transactie. Maar ook verkopen zijn transacties en als goederen tijdelijk uit de voorraad worden genomen voor reparatie of onderhoud, ja ook dan is er sprake van transacties.

Wat zijn nu die transacties precies? Een transactie is een verzamelnaam voor diverse soorten handelingen. Bij een ‘zakelijke transactie’ verkoopt de een goederen of diensten aan de ander. Maar ook de verplaatsing van spullen van een magazijn naar een onderhoudsbus is een transactie. Dit geldt ook voor het doorberekenen van kosten via facturen. Of de betaling van een factuur.

Als men alle transacties wilt registreren dan kan men zo een hoop gegevens verzamelen. Maar om van deze gegevens ook daadwerkelijk bruikbare informatie te maken, is het noodzakelijk dat deze transacties gestructureerd worden opgeslagen in een database.

TRADIUM verzamelt transacties, en structureert de gegevens tot informatie. Deze informatie wordt voor veel verschillende doeleinden gebruikt. Zo kunnen aan de hand van ingevoerde klantbestellingen pakbonnen en facturen worden opgesteld. En wanneer voorraden te laag worden, kan uit TRADIUM een overzicht van artikelen worden gehaald die moeten worden bijbesteld.

TRADIUM verzamelt gegevens en levert hieruit dus informatie. Maar dat is nog niet alles. TRADIUM voert ook taken uit, waarvan een aantal automatisch, zoals het verwerken van bestellingen tot nieuwe orders waarbij ook de voorraden automatisch worden gereserveerd. Besteladvieslijsten worden automatisch opgesplitst per leveranciers en de inkooporders worden automatisch doorgestuurd.

TRADIUM is in veel opzichten anders dan de commerciële softwarepakketten die op de markt verkrijgbaar zijn. In één belangrijk opzicht is dat de wijze waarop het gebouwd is. Het is namelijk een maatwerkprogramma, geheel op jouw bedrijf ingesteld. Omdat het maatwerk is, zult u geen overbodige functie aantreffen. Tegelijkertijd zult u ervaren dat TRADIUM ook geen beperkingen kent…

Alhoewel het bovenstaande misschien tegenstrijdig klinkt, klopt het wel. TRADIUM is namelijk een Gegevenspakhuis, oftewel Datawarehouse in het Engels. Wat is een gegevenspakhuis nu precies? Hiervoor dient u de basisprincipes te leren van databases, tabellen en andere aanverwante zaken. In deze handleiding treft u ook een korte uitleg hierover.

Gegevenspakhuizen zijn eind jaren negentig relatief nieuw en zeldzaam. Het opslaan (en archiveren) van gegevens in computers is uiteraard niet nieuw. Maar een datawarehouse heeft tot taak om grote hoeveelheden gegevens op te slaan en met deze gegevens veel meer te doen dan bijvoorbeeld factuurregels te verzamelen. De kracht van een goed ontwikkeld gegevenspakhuis is de hoeveelheid kwalitatieve informatie (meer nog dan kwantitatief) te weten te produceren.

Wat is kwalitatieve informatie? Een voorbeeld: wanneer de voorraad in januari van een bepaalde groep artikelen sterk daalt, zal een computerprogramma aangeven dat er bijbesteld moet worden. Een gegevenspakhuis kan worden geraadpleegd of deze situatie zich elk jaar herhaalt. De software van een gegevenspakhuis kan zelfs berekenen hoeveel er extra moeten worden bijbesteld.

Voor het antwoord op de vraag: ‘hoeveel moet ik bestellen?’, moet er in het pakhuis worden gezocht naar allerhande gegevens. Vervolgens moeten alle relevante gegevens worden verzameld, waaruit tenslotte een bruikbaar overzicht tevoorschijn moet komen.

Het zal duidelijk zijn: dat is geen eenvoudige klus. Als men zelf de informatie handmatig moet verzamelen, dan zal men kopieën van inkooporders van voorgaande jaren uit de archieven moeten maken. Hetzelfde geldt ook voor de verkoop- en verhuurorders. Als het gaat om een groep artikelen van verschillende aarden, dan wordt het duidelijk dat het berekenen een immens arbeidsintensieve taak wordt. In de praktijk wordt gewoon de voorraad aangevuld via een extra grote bestelling, met als risico dat er teveel besteld wordt en dat een voorraadoverschot ontstaat…

Hier ligt de kracht van een datawarehouse. Het verzamelen en sorteren van alle gegevens vindt namelijk plaats vanuit de machinekamer van het gegevenspakhuis. Deze machinekamer (in vaktaal Database Engine genoemd) is het kloppend hart van TRADIUM. Het draait niet op de computers op de werkplekken, maar uitsluitend op de centrale server.

Er zijn verschillende Engines op de markt. Enkele bekende heten mySQL, Oracle en SQL Server. TRADIUM wordt gebouwd op basis van de laatstgenoemde. Met behulp van dit relationeel database management systeem (kortweg RDBMS) worden informatieverzoeken van de werkplekken afgehandeld in SQL Server en vervolgens de antwoorden teruggestuurd naar de gebruiker.

Nu moet de database engine wel begrijpen wat voor informatie men wilt hebben. Met andere woorden: het vraagstuk moet begrijpelijk en vooral gestructureerd worden opgezet. Alleen dan is men verzekerd van de juiste antwoorden. Voor deze vragenstructuur is in begin jaren ’70 een programmeertaal ontwikkeld, die later is uitgegroeid tot een wereldwijde standaard: SQL.

SQL is de afkorting voor Structured Query Language, oftewel ‘gestructureerde vraagstuk taal’. Alhoewel oorspronkelijk bedacht door een wiskundige professor bij IBM, vereist SQL geen universitaire graad op dit gebied. De programmeertaal is eenvoudig en veelzijdig tegelijkertijd. Net als TRADIUM dus. Voor het TRADIUM programma is overigens een SQL Ontwerper ontwikkeld die met een paar muisklikken een query voor je opzet.

We hebben het vooralsnog alleen gehad over het verzamelen van gegevens tot bruikbare (kwalitatieve) informatie. De volgende stap is: hoe wordt de informatie aangeleverd? In TRADIUM is een enorme variëteit aan uitvoermogelijkheden opgenomen. Resultaten van een vraagstuk (query) kunnen in een Microsoft Word™ document worden gezet. Er kan ook een werkblad in Excel™ worden aangemaakt. Ook andere lijstweergaven zijn mogelijk, inclusief een lijst waarin de gegevens direct kunnen worden aangepast.

TRADIUM is ook in staat om ad-hoc rapportages samen te stellen. Hiervoor is een rapportbeheer module ontwikkeld. Met behulp van deze module kunnen snel eenvoudige diverse rapporten worden gegenereerd, van mutatieverslagen tot complexe managementinformatie overzichten.

Het invoeren en aanpassen van gegevens vereist uiteraard de nodige zorg. Immers, als een gegevenspakhuis wordt gevoed met onjuiste informatie, dan zullen vraagstukken ook worden beantwoord met foute antwoorden. Daarom zijn in TRADIUM diverse programmamodulen opgenomen, die in de loop van de tijd zowel in aantal als in functionaliteit eenvoudig kunnen groeien. Zo zijn er modules voor artikelstam en voorraden, maar ook voor leveranciers en klantbeheer. Om het werken achter de computer zo prettig mogelijk te maken zullen deze en toekomstige modules in overleg met jou worden gerealiseerd. Zo kunnen ze optimaal voor jouw werkzaamheden worden ingezet.

Om je meer duidelijkheid te verschaffen over het hoe en waarom van databases, tabellen, query’s enzovoort, treft u op de volgende bladzijden een introductie, gebaseerd op een uitreksel uit de on-line handleiding van Microsoft Access™: >>meer

TradiumTech.nl is voor de technische ondersteuning van Tradium Business Software, kijk op www.tradium.nl voor meer informatie.