Klantenbeheer – Introductie
Wat is Klantenbeheer?
Klantenbeheer is de centrale applicatie binnen Tradium voor het beheren van klantgegevens. Niet alleen de basisinformatie van je relaties leg je hier vast, maar ook allerlei aanvullende gegevens zoals prijsafspraken, contactpersonen, acties, contracten en meer.
Klantenbeheer vormt het startpunt voor vrijwel alle commerciële processen binnen Tradium. Denk aan:
- Verkooporders
- Offertes
- Service calls
- Projecten
- Inkooprelaties (optioneel)
- Webportaal accounts
Opbouw van het scherm
Header
Bovenaan elk klantenscherm vind je direct de belangrijkste gegevens van de klant.
Element | Omschrijving |
|---|---|
Klantnaam | Duidelijke naam van de klant zoals bekend in Tradium |
Klantnummer | Unieke interne code (tussen haakjes) |
Vestigingsadres van de klant. Door hierop te klikken verschijnt een dialoogvenster | |
Postadres | Indien ingevuld, het optionele postadres |
Miniatuur | Afbeelding of logo van de klant (optioneel). Om te wijzigen klik op de miniatuurweergave. |
Landvlag (en evt. Europeese vlag) | Als een landcode is ingevuld verschijnt linksonder de miniatuurweergave de vlag van het land. Als het land binnen het Europees handelsgebied valt, wordt ernaast ook de Europeese vlag weergegeven. |
Openingstijden | Indien ingevuld, worden deze rechts uitgelijnd getoond |
Functielinks (rechtsboven):
- Gegevens bewerken
Aanpassen van klantbasisgegevens - Nieuwe klant invoegen Toevoegen van een nieuwe klant
- Een klant opzoeken Opzoeken van bestaande klanten
Extra pictogram-links:
- Miniatuurbeheer Foto’s toevoegen, wijzigen of verwijderen
- Omschrijving wijzigen Popup voor bewerken van de omschrijving, status, type, etc.
Basisgegevens boven de tabs
Deze informatie blijft altijd zichtbaar, ongeacht welk tabblad is geselecteerd.
Veld | Omschrijving |
|---|---|
Website | Klikbare link naar de website van de klant |
Direct mailen via mailto-link | |
Telefoon / Fax | Contactgegevens |
Kamer van Koophandel nummer | |
BTW-nummer van de klant (met controle-kleur bij geldig/ongeldig) Let op: Indien de klant in het buitenland is gevestigd, is het veld verplicht voor landen in het EU-handelsgebied. In verband met IntraStat en intracommunautaire leveringen! Dit nummer wordt dan ook gebruikt in de TRADIUM onderdelen ICL Aangifte en Intrastat Aangifte. | |
IBAN-nummer. Klik op het label "Bank" om extra bankgegevens in te vullen en de bank online te controleren via SWIFT. | |
Maximaal toegestaan openstaand saldo | |
Informatief, berekend op basis van historie | |
Openstaand saldo | Actueel saldo dat de klant nog moet betalen |
Mailingcode | Een groepnummer om aan een selectie van klanten mailings te versturen. |
Gemarkeerd | Een markering wordt gebruikt voor mailings en specifieke klantselectie. Deze markeringen zijn exclusief voor de gebruiker. |
Rayon / Verkoper | Toewijzing aan interne regio en/of accountmanager. Zie ook de applicatie Rayons. |
Onderaan de basisgegevens wordt een reeks velden (1x numeriek, 6x tekst/dropdown) weergegeven. Dit zijn variabele velden die optioneel door de applicatiebeheerder kunnen worden ingericht om de basisgegevens van klanten uit te breiden.
Navigatie via Tabs
Binnen Klantenbeheer is de informatie en functionaliteit per klant verdeeld over meerdere tabs. Elk tabblad behandelt een specifiek onderdeel van de klantadministratie.
Elke tab heeft zijn eigen pagina in de handleiding met een gedetailleerde beschrijving. Ook kan je de volgorde van de tabs wijzigen door op het instellingen-pictogram rechts van de laatste tab te klikken. Het kan zijn dat niet alle tabs zichtbaar voor jou zijn; dat heeft te maken met de machtigingen die aan jou zijn verstrekt. Ook kan het zijn dat je alleen de inhoud van een tab mag bekijken maar niet bewerken.
Tab | Omschrijving |
|---|---|
Beheer van contactpersonen, vestigingen of filialen gekoppeld aan de klant. | |
CRM-tab voor het registreren en opvolgen van contactmomenten, afspraken en interne acties. | |
CRM-tab voor het beheren en opvolgen van verkoopoffertes richting de klant. | |
CRM-tab voor het invoeren, beheren en opvolgen van klantbestellingen. | |
Beheer van service-aanvragen, storingen, klachten of meldingen. | |
Registratie van artikelen, installaties of machines bij de klant op locatie. | |
Vrij in te vullen klantkenmerken, afhankelijk van je eigen bedrijfsvoering. | |
(custom-tab) Voor het registreren en beheren van onderhouds- of servicecontracten met de klant. | |
(custom-tab) Voor het vastleggen van support-verzoeken, interne helpdesk-activiteiten of specifieke ondersteuning. | |
Vrije tekst notities of aanvullende opmerkingen per klant. | |
Beheer van standaard documenten gekoppeld aan de klant (bijv. algemene voorwaarden, contracten). | |
Overzicht van facturen en het openstaand saldo van de klant. | |
Overzicht van alle wijzigingen, transacties en mutaties m.b.t. deze klant. | |
Beheer van klant-specifieke prijzen, kortingen en condities. | |
Instellen van betaalcondities, kredietlimieten en betaalschema’s. | |
Analyse van klantgedrag, omzet, marges en bestelpatronen. | |
Uitvoeren van geautomatiseerde processen of bulkacties voor deze klant. | |
Overzicht en beheer van gekoppelde projecten, orders en klantactiviteiten. | |
Grafische analyse van omzet en verkoopcijfers. | |
Diverse instellingen en parameters specifiek voor deze klant. |
Over custom-tabs
In de voorbeeldafbeelding zijn de tabs Contracten en Support zichtbaar. Dit zijn zogenaamde custom-tabs. Deze tabbladen zijn optioneel en worden alleen getoond als jouw Tradium-omgeving deze functionaliteit ondersteunt.
Statusbalk onderin het venster
Hier wordt de datum en tijd weergegeven van de meest recente mutatie van de basisgegevens, gevolgd door de weergave van de conditiegroep (kortingen en toeslagen) waar deze klant onder valt. Uiterst rechts op de statusbalk wordt de ranking van de klant weergegeven. Deze is gebaseerd op de orderomzet t.o.v. andere klanten.
Extra opmerking
De tabs Acties, Offertes en Bestellingen vormen samen de CRM-functionaliteit binnen Tradium Klantenbeheer. Deze tabs richten zich specifiek op het registreren en beheren van commerciële klantactiviteiten.
Opmerkingen
Klantenbeheer is de "single source of truth" voor klantgegevens binnen Tradium.
- Mutaties in klantgegevens werken door in alle andere modules.
- Contactpersonen kunnen per klant worden toegevoegd en beheerd.
- Je kunt meerdere vestigingen per klant beheren door contactpersonen slim in te zetten.
- Gebruik 'Mailingcode' en 'Gemarkeerd' om klanten eenvoudig te selecteren voor mailings of marketingacties.
- Houd de 'Krediet' instellingen up-to-date om onnodige blokkades of fouten te voorkomen.
- Controleer periodiek of de BTW- en KvK-nummers nog kloppen (vooral bij zakelijke klanten).
TradiumTech.nl is voor de technische ondersteuning van Tradium Business Software, kijk op www.tradium.nl voor meer informatie.