Plakbewerkingen in e-mails:

wanneer jij tekst plakt in een e-mail bericht, wordt de tekst daadwerkelijk opgenomen in het bericht. Een ander verhaal wordt het wanneer jij afbeeldingen die jij heeft gekopiëerd vanuit een document of webpagina wilt plakken in jouw e-mail bericht. Dat komt omdat de opmaaktaal HTML daarvoor meerdere mogelijkheden biedt.

Kortweg zijn er drie verschillende mogelijkheden om grafische objecten te plakken in een html-bericht:

1. plakken als embedded data (Ctrl-V)

Dit is de standaard bewerking voor het plakken van een gekopiëerde afbeelding. TRADIUM bewerkt de data in het clipboard en zet deze om naar embedded data voordat het wordt ingevoegd in jouw e-mail bericht. wanneer jij de HTML-codeviewer bekijkt (via de knop ), zie je een lange reeks onleesbare tekens. Dit is de gecodeerde afbeelding.

Alhoewel deze manier de meest eenvoudige is, gaat deze methode wel gepaard met de nodige hoeveelheid datagebruik over het internet: afbeeldingen worde namelijk bitmapped opgeslagen in de HTML-opmaakcode. Dit leidt tot zeer grote e-mailberichten van enkele honderden Kb's tot enkele Mb's. Daarbij loopt u het risico dat, wanneer jij meerdere afbeeldingen op deze wijze invoegt, diegene aan wie u het e-mail bericht verstuurt het bericht niet kan ontvangen of openen omdat het te groot is.

Sommige mailreaders, zoals GMail via de webbrowser, kunnen embedded data niet omzetten naar een afbeelding. En omdat de data niet als bijlage beschikbaar is, kan de ontvanger de afbeelding dus niet lezen. Maar op smartphones is de afbeelding vaak weer wel te zien. Twijfelt u aan de leesbaarheid bij de ontvanger? Kies dan voor een van de opties hieronder:

2. plakken als bijlage (Ctrl-Shift-V)

Het kan soms wenselijk zijn om een afbeelding op deze wijze te plakken. In een enkel geval is dit noodzakelijk, bijvoorbeeld wanneer een ingevoegde afbeelding volgens methode 1 leidt tot het niet kunnen weergeven van de afbeelding. In een dergelijk geval is namelijk de interne bitmapping (opmaak) van de afbeelding niet compatibel met de html-standaard.

Bij het plakken als bijlage wordt de afbeelding geconverteerd naar een gecomprimeerde opmaak en vervolgens opgeslagen als een jpeg-bestand (.jpg) en in het bericht de link naar de bijlage verwerkt. De afbeelding wordt dan wel weergegeven in het e-mail bericht en is ook gewoon te schalen en te verplaatsen, net als bij de hierboven genoemde methode 1.

Het voordeel van deze manier van plakken is vooral bij gebruik van meerdere afbeeldingen merkbaar: door de toegepaste compressietechniek zal het e-mailbericht niet extreem groot worden en zal de ontvanger jouw emails gewoon kunnen lezen en openen. Nog een bijkomend voordeel: de afbeeldingen zijn ook als bijlagen meegestuurd en kunnen door de ontvangen apart worden weergegeven. Ook kunnen deze afbeeldingen eenvoudiger worden opgeslagen door de ontvanger.

Plakken van url's als bijlage. wanneer jij de url van een webpagina kopiëert, kan jij deze link ook plakken als bijlage. als je reeds tekst in het emailbericht heeft staan, zal de inhoud van de webpagina worden opgenomen in het e-mail bericht, gebruikmakend van de huidige opmaakstijl van het bericht. als je het gehele tekstvak eerst leegmaakt voordat je de url als bijlage plakt, zal de gehele webpagina, inclusief alle opmaakstijlen worden ingevoegd en feitelijk het hele berichtdocument worden vervangen. Met deze functie is het mogelijk om bijvoorbeeld jouw gepubliceerde nieuwsbrieven via e-mailings te verspreiden, inclusief behoud van de originele opmaak.

3. plakken als hyperlink (via sleepfunctie)

Met name wanneer men intensief e-mail verkeer heeft, is het beter om afbeeldingen on-line te plaatsen op de eigen website en vandaar uit links te plaatsen naar de betreffende afbeelding. Het HTML-bericht zal dan de afbeelding gewoon tonen en Je kunt de afbeelding ook schalen en verplaatsen, net als bij de 1e en 2e werkwijze. De ontvanger van het bericht ziet ook de afbeelding, want in het bericht staat de verwijzing naar de afbeelding op de website.

Het plakken als hyperlink werkt heel eenvoudig: Je kiest een afbeelding op de website en sleept deze naar het e-mail bericht, Je ziet de afbeelding binnen enkele seconden verschijnen, waarna u de grootte en positie kunt aanpassen.

Welke methode kiezen?

wanneer jij incidenteel een afbeelding plaatst die bovendien klein is, kies je voor methode 1.

Is de afbeelding na het plakken niet zichtbaar, kies dan voor methode 2. Gebruikt methode 2 ook als je meerdere afbeeldingen wilt invoegen of als je een zeer grote afbeelding, zoals een foto met hoge resolutie, wilt gaan invoegen.

Gebruikt u vaak afbeeldingen in jouw e-mails of is de afbeelding groot, gebruik dan de sleepfunctie. Zo kopiëert u niet de data van de afbeelding, maar plaatst u enkel een verwijzing. Het verzenden en ontvangen van e-mails gaat zo ook veel sneller. De afbeeldingen moeten dan wel op het internet gepubliceerd zijn.

wanneer jij e-mailings gaat versturen, gebruik dan enkel methode 3. Hiermee vermindert u het dataverkeer aanzienlijk en worden jouw mailingen veel sneller verstuurd en ontvangen.

Standaard keuze vastleggen

Standaard wordt methode 1 als standaard plakbewerking gehanteerd. Wil je afbeeldingen altijd volgens de 2de methode plakken, dan kan jij dat instellen via het hoofdmenu, Extra/Opties. Klik hier voor meer informatie.

TradiumTech.nl is voor de technische ondersteuning van Tradium Business Software, kijk op www.tradium.nl voor meer informatie.